Oft habe ich schon von KollegInnen gehört: "Checklisten? Das ist mir viel zu aufwändig!" Meiner Meinung nach ein fataler Fehler. Denn mit Checklisten vergesst ihr keinen Schritt, dokumentiert durch Abhaken eure Arbeit und kommt schneller voran, da euch Denkarbeit abgenommen wird. Ein weiterer Pluspunkt: Durch Checklisten lassen sich Aufgaben delegieren, ohne dass ihr lange Erklärungen abgeben müsst.
Noch ein Wort vorneweg: Ich spreche hier nicht die täglichen To-Do-Listen an, welche lediglich offene Punkte dokumentieren. Vielmehr geht es hier um
Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Wann brauche ich eine Checkliste?
Immer dann, wenn ihr eine (wiederkehrende) Aufgabe erledigen müsst, die ein gewisses Fehlerpotenzial birgt. Checklisten sind auch sinnvoll, wenn ihr Aufgaben zukünftig delegieren wollt.
Muss ich Checklisten selbst erstellen?
Jein. Wenn ihr ein "einzigartiges" Thema per Checkliste dokumentieren wollt, müsst ihr selbst tätig werden. Für allgegenwärtige Themen gibt es aber unglaubliche viele Listen online! Manchmal ist es auch einfacher, eine vorhandene Checkliste auf seine Bedürfnisse anzupassen. Sehr zu empfehlen ist eine einmalig selbst erstellte Vorlage; so haben alle Listen ein einheitliches Design und auch Kollegen finden sich schnell zurecht.
Gute Internetadressen für Checklisten - entweder zum selbst erstellen oder zum kostenlosen Downloaden - sind:
Wie und wo soll ich Checklisten aufbewahren?
Wie immer: Am besten digital. Ich habe einen extra Ordner dafür angelegt, in dem ich alle erstellten Checklisten sammle. Möglich ist auch, die Listen thematisch passend abzulegen; beispielsweise eine Checkliste für Reisekostenabrechnungen im Ordner Reisen.
Wer es lieber in Papierform haben möchte, druckt sich jeweils zwei/drei Exemplare aus (je nach Benutzungshäufigkeit) und legt sie, korrekt sortiert, in einem dünnen Ordner ab.
Arbeitet ihr mit Checklisten?
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Artikel "Ordnung im Büro - Papierstapel ade!"
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Maren (Sonntag, 22 Mai 2016 18:26)
Liebe Anja,
ich verfolge schon seit einiger Zeit deinen Blog und bin schlichtweg begeistert!
Deine Artikel sind super hilfreich und ich habe endlich mehr Durchblick und Durchsicht über meine Arbeit und Organisation.
Ein dickes Dankeschön an dich aus Oldenburg und
Liebe Grüße
Maren