Spezial

Jeder kennt es: Eine E-Mail hier, ein längeres Telefonat da, mal kurz Facebook gecheckt und dann noch der mitteilungsbedürftige Kollege - schon ist eine Stunde um! Und diese war nicht gerade produktiv.

Ich stelle euch die 10 größten Zeitfresser im Büro vor und gebe euch Tipps, wie ihr sie umschiffen könnt.

"Was, habe ich richtig gelesen? Langeweile auf der Arbeit? So etwas habe ich ja noch nie gehört, das gibt's doch gar nicht!" War das gerade euer Gedanke? Bestimmt nicht von allen, aber wohl doch von einigen. Doch ja, das gibt es: Langeweile auf der Arbeit. Ich habe es in meinem ersten Job am eigenen Leib erfahren. Nichts zu tun, man vertrödelt den Tag mit Träumen, Tee trinken und (wenn es erlaubt ist) im Internet surfen. Man ist permanent unterfordert und sehnt sich nach anspruchsvoller Arbeit. Geht das über längere Zeit so, droht sogar ein Boreout.

Nur noch 1 1/2 Monate - Weihnachten steht kurz vor der Tür! Höchste Zeit also, die Weihnachtsglückwünsche fertig zu machen. Wer in einem internationalen Umfeld arbeitet, wird das nicht nur auf Deutsch tun, sondern in den verschiedenen Sprachen seiner Kunden und Geschäftspartner. Damit ihr nicht lange im Internet suchen müsst, habe ich euch "Frohe Weihnachten" in 15 Sprachen übersetzt.

Niemand ist gerne krank. Doch ab und zu kommt man nicht drum rum. Dass ihr euch dann nur noch ins Bett legen und euch auskurieren wollt, ist nur natürlich. Doch bevor ihr das tun könnt, müsst ihr noch einige Dinge klären: Eurem Arbeitgeber Bescheid sagen, zum Arzt gehen, die Krankmeldung abgeben, usw. Wie dieser Themenkomplex rechtlich geregelt ist, schauen wir uns heute an!

Nachdem das Jahr 2016 ziemlich arbeitgeber-freundlich war, konnten wir uns 2017 wieder auf Feiertage & Co. an Wochentagen freuen. Und auch das kommende Jahr 2018 lässt Arbeit-nehmer wieder in wortwörtliche Festtags-stimmung kommen! Wie sich das auf eure Urlaubsplanung auswirken kann? Lest weiter!

Wir berufstätigen Frauen haben es sicherlich alle schon am eigenen Leib erfahren: Meistens haben wir es schwerer im Job als Männer, die scheinbar ohne Gegenwehr Gehaltserhöhungen einfordern können und die Karriereleiter emporsteigen als wäre es ein gemütlicher Sonntagsspaziergang. Das liegt zu einem tatsächlich an einer unfairen Behandlung. Doch andererseits - so viel Ehrlichkeit muss sein - liegt es auch schlicht und ergreifend an uns selbst: Manchmal stehen wir uns Frauen einfach selbst im Weg!

Damit euch das nicht auch passiert, stelle ich euch im heutigen Artikel meine "Top 3" der dämlichsten Karrierefehler von Frauen vor (inklusive Buchtipps!).

Der eine Kollege verlässt das Unternehmen, der andere geht in Ruhestand und der nächste hat Geburtstag. Alles Anlässe, die ein Geschenk seitens der Abteilung erfordern. Und wer besorgt diese Geschenke? Richtig, meistens sind wir das, die Sekretärinnen und Assistentinnen. Das ist nicht nur nervtötend und dazu noch eine undankbare Aufgabe, die wir oft in unserer Freizeit erledigen, sondern auch mit der großen Frage verbunden: Was sollen wir schenken? Damit euch zukünftig die Ideenfindung etwas erleichert wird, habe ich einige Denkanstöße für euch:

Passend zur Sommerpause gibt es mal etwas Abwechslung im Blog :). Denn heute wird's bei Kreative Assistenz richtig lustig: Wir schauen uns die besten Bürostreiche an!

Aber bitte nehmt nicht alle "für bare Münze" - erstrecht nicht, wenn ihr diese nachmachen wollt, denn das kann gerade bei Vorgesetzten richtig in die Hose gehen. Aber jetzt lachen wir erstmal:

August: Der Monat des Sommerlochs. Gefühlt halb Deutschland befindet sich im Urlaub, dementsprechend ruhig ist es in den Büros. Wenig Anrufe, kaum E-Mails und der Chef ist auch nicht da. Kein Wunder also, dass ihr morgens etwas träger als sonst dem Bett kommt und eure Motivation sich im lauwarmen Bereich befindet. Doch aufgepasst! Ich habe drei Tipps für euch, wie ihr eure Motivation ganz fix aus dem Sommerloch holt und wieder zur Höchstform auflauft:

Heute gehen wir mal etwas "off topic". Denn immer wieder erreichen mich Anfragen aus den verschiedensten Richtungen, wie ich als Sekretärin denn darauf komme, einen Blog zu betreiben, wie ich Zeit dafür finde, und und und. Die fünf häufigsten Fragen habe ich in diesem Artikel zusammengefasst und beantworte sie natürlich gerne! 

Wenn die Temperaturen draußen in Richtung 35 Grad zeigen, fängt man auch im Büro das Schwitzen an. Das heißt jedoch noch lange nicht, dass ihr eure Flip-Flops und Spaghetti-Träger rausholen könnt! Welchen Dresscode ihr im Büro beachten solltet, schauen wir uns heute an:

Ein junger Typ, der dank flacher Hierarchie sehr schnell in eine Chef-Position gerutscht ist, sagte mal zu mir: "Chef werden ist nicht schwer - Chef SEIN dagegen umso mehr!". Er hatte also schon gelernt, dass zum Vorgesetztendasein mehr gehört, als "nur" eine fachlich fundierte Kompetenz. Doch welche Eigenschaften braucht man eigentlich, um als "guter Chef" - besonders bei uns Sekretärinnen - durchzugehen? Das schauen wir uns heute an!

Schon mal von INCOTERMS gehört? Wenn ihr ein einem internationalen Unternehmen arbeitet, kennt ihr euch damit bestimmt bestens aus. Für alle anderen habe ich eine Übersicht erstellt, welche euch die INCOTERMS näher bringt. 

Als Sekretärinnen bekommen wir viel mit - gewollt oder ungewollt. Dass der Büroalltag nicht nur aus Blümchen und Schmetterlingen besteht, ist klar. Doch Emotionen - vor allem Tränen - sind dann doch eher die Ausnahmen. Dementsprechend wissen die meisten von uns auch nicht (trotz unserer hohen Sozialkompetenz), wie wir uns in solch einer außergewöhnlichen Situation verhalten sollen. In den Arm nehmen? Taschentücher verteilen? Oder das ganze Schauspiel einfach übergehen?

In einem meiner letzten Artikel habe ich euch einige Argumente geliefert, warum ihr so früh wie möglich auf die Arbeit kommen solltet. Daraufhin wurde ich gefragt: "Wenn du so früh schon auf der Arbeit bist - was genau machst du denn dann?"

Und genau das will ich euch heute erzählen! Öffnen wir also mal das Nähkästchen :)

Meinen Arbeitstag beginne ich gerne so früh wie möglich, was auf meiner jetzigen Arbeitsstelle 06:30 Uhr bedeutet. Bestimmt stöhnen einige von euch nun auf - so früh mit der Arbeit beginnen? Aber ja doch! Ich habe drei Argumente, die euch vielleicht auch bald früher an euren Schreibtisch sitzen lassen :).

Bestimmt ist euch das auch schon passiert: Ihr lernt auf einem Event neue Leute kennen, stellt euch vor und erwähnt, dass ihr als Sekretärin arbeitet. Als Reaktion bekommt ihr nicht, "Wow, das ist ein vielseitiger und anspruchsvoller Job!", sondern eher ein "Aha, also keine Ausbildung gemacht und zum Kaffee kochen eingestellt!". Das ist natürlich haarsträubender Quatsch. Und deswegen beseitigen wir heute die fünf "dümmsten" Vorurteile gegenüber Sekretärinnen ein für alle Mal!

Wer von euch Reisekostenabrechnungen erstellt, wird zwangsläufig auf die verschiedenen Währungscodes stoßen. Für unseren Euro ist das übrigens nicht "€", sondern - sofern wir uns im internationalen Zahlungsverkehr bewegen - "EUR". Ich habe für euch einige Währungscodes nach der aktuellen Version ISO 4217:2015 zusammengetragen:

Ihr kennt das bestimmt: Sobald ihr nach dem langen Arbeitstag endlich daheim seid, fällt euch noch etwas für die morgen anstehende Besprechung ein (und dann seid ihr gedanklich den restlichen Abend wieder auf der Arbeit). Oder ihr checkt nochmal kurz die E-Mails vom Chef, ob sich der Lieferant nun endlich gemeldet hat (denn das geht ja so fix nebenbei).

Doch so macht ihr nicht wirklich Feierabend, was langfristig gesehen nicht nur in Stress, sondern auch in handfesten Krankheiten münden kann.

Was ihr dagegen tun könnt? Ich habe sechs Tipps für euch zusammengetragen:

Bestimmt seid ihr schon öfters in eurem Berufsalltag als Sekretärin auf die Abkürzungen "i. V.", "i. A." und "ppa." gestoßen. Doch was bedeuten diese Kürzel überhaupt? Ich erkläre es euch kurz:

Ein neuer Job ist immer erstmal aufregend, interessant und spannend. Doch bald darauf ist das Neue schon "alt"; ihr wisst, was ihr zu tun habt und macht eure Sache gut. Der Alltagstrott holt euch ein, das Fesselnde ist weg. Doch dagegen könnt ihr etwas tun, z. B. euren Chef um mehr bzw. andere Aufgaben bitten. Aber es gibt auch andere Faktoren, die euch den Spaß an der Arbeit nehmen. Bei welchen Anzeichen ihr ernsthaft über einen Jobwechsel nachdenken solltet, lest ihr im heutigen Artikel.

Oft höre oder lese ich, dass viele die Wörter "effizient" und "effektiv" simultan verwenden und ihnen somit die gleiche Bedeutung verleihen - doch das ist leider falsch! Was die beiden Wörter wirklich bedeuten, lest ihr heute.

Ich freue mich jedes Jahr auf meine Gehaltsabrechnung im November. Warum? Weil ich zu den Glücklichen gehöre, die von ihrem Arbeitgeber zu Weihnachten eine schöne Finanzspritze bekommen - das Fest wäre also gerettet!

Doch wie sieht es rechtlich mit dem Weihnachtsgeld aus? Haben wir einen gesetzlichen Anspruch darauf? Kann der Arbeitgeber uns diese Freude einfach streichen, wenn das Jahr schlecht gelaufen ist? Das beleuchten wir heute genauer.

Gehört ihr auch zu den Menschen, die sich am Sonntag schon auf die neue Woche freuen? Wohl eher nicht, denn das ist (leider) die Ausnahme. Selbst Leute, die ihre Arbeit mögen oder gar lieben, tun sich mit dem Wochenanfang schwer. Sei es durch die anhaltende Müdigkeit von der Samstagsparty, der Unlust, weil es nun wieder fünf Tage bis zum nächsten Wochenende dauert oder dem Freizeitstress, der euch das Gefühl gibt, "nichts geschafft" zu haben. Egal, woran es liegt, mit meinen acht einfachen Tipps werdet ihr ab sofort besser in die neue Woche starten!

Ihr schwelgt gerade noch in Erinnerungen an den schönen und erholsamen Sommerurlaub, da neigt sich das Jahr schon wieder dem Ende zu. Der Weihnachtsurlaub ist natürlich schon geplant, aber wie sieht es mit der Urlaubsplanung für nächstes Jahr aus? Falls ihr noch eine Entscheidungshilfe braucht, wann ihr eure Erholungstage einplanen sollt (und wann ihr dank Brückentagen das Maximum aus eurem Urlaub herausholt), dann lest weiter!

Unzufriedenheit im Job kann viele Auslöser haben. Es kann der Arbeitsplatz an sich sein, die unter- oder auch überfordernden Aufgaben oder schlimmstenfalls die Kollegen oder ein cholerischer Chef. Ich habe ein fünf Faktoren zusammengetragen, die für euer Unglück verantwortlich sein können - die ihr aber auf gar keinen Fall akzeptieren sollet.

Hand aufs Herz: Weiß euer Chef, wie vielfältig euer Aufgabengebiet ist? Wissen eure Kollegen, wie viele Aufgaben ihr pro Tag erledigt? Bekommen die anderen Abteilungen mit, welche Verantwortung ihr schultert? Die Wahrscheinlichkeit, dass ihr mit "Nein, woher denn auch?" antwortet, ist bei uns Sekretärinnen ziemlich hoch. Das liegt vor allem daran, dass wir nicht darüber reden oder - noch schlimmer - die Arbeitsmenge als "klein" abtun. Warum das ein schwerer Fehler ist und wie euch ein Erfolgstagebuch zu neuer Größe verhilft:

Ich kenne viele Sekretärinnen, die sich bei der Urlaubsplanung voll und ganz an ihrem Vorgesetzten orientieren. Doch warum eigentlich? Denkt ihr, dass ihr euch langweilt, wenn euer Chef nicht da ist? Denn selbst, wenn dies wirklich der Fall ist (wovon ich aber nicht ausgehe - immerhin habt ihr als Sekretärinnen doch auch genug zu tun, wenn der Chef ausgeflogen ist), solltet ihr auf jeden Fall im Büro die Stellung halten, wenn euer Vorgesetzter Urlaub hat! Warum? Das verrate ich euch hier: 

In den Sommermonaten ist es auf dem Parkplatz und in der Kantine spürbar leerer. Ihr müsst nicht wie sonst um einen Platz kämpfen, sondern habt die Qual der großen Auswahl. Das bedeutet: Ein Großteil der Arbeitnehmer ist im Urlaub. Und ihr müsst schuften! Aber das ist noch lange kein Grund zum Verzweifeln. Holt euch den Urlaub doch einfach in den Berufsalltag! Und zwar so:

Der Urlaub war wunderschön, ihr konntet euch so richtig entspannen und seid gut erholt. Damit diese Erholung am ersten Arbeitstag nicht gleich wieder in puren Stress umschlägt, habe ich einige nützliche Tipps für euch zusammengetragen: 

Urlaub an sich ist eine richtig schöne Sache. Oder besser gesagt: Urlaub KANN eine richtig schöne Sache sein. Denn während sich euer Partner gerade mit einem spannenden Krimi im Sand fläzt, rätselt ihr vielleicht, was euer Chef wohl gerade macht. Oder wie viele E-Mails ihr nach dem Urlaub beantworten müsst. Oder oder oder ... 

Damit solche störenden Gedanken nicht euren Urlaub vermiesen, habe ich im vierten Teil der "Urlaub Spezial"-Artikelserie einige Punkte zusammengefasst, die euch beim Abschalten von der Arbeit helfen.

Die Zeit vor dem Urlaub ist bei den meisten relativ stressig. Man will das Projekt noch abschließen, die ewig liegen gebliebenen To Do's erledigen, seinen Schrank aufräumen und natürlich seinen Schreibtisch komplett leeren. Das ist alles andere als entspannend! Dabei kann dieser Stress sogar dafür sorgen, dass ihr die ersten paar Urlaubstage krank oder total erschöpft seid. Doch wer will das schon? Wenn ihr lieber entspannt in den Urlaub starten wollt, dann befolgt diese Tipps: 

Im zweiten Teil meiner "Urlaub Spezial"-Serie widmen wir uns den rechtlichen Eckpunkten rund um den Urlaub. Auf wie viele Tage Urlaub habt ihr Anspruch? Müsst ihr im Urlaub erreichbar sein? Was passiert, wenn euer Flieger Verspätung hat und ihr deswegen nicht rechtzeitig aus dem Urlaub zurück kommt? Kann euch der Arbeitgeber Urlaub streichen? All das und noch etwas mehr erfahrt ihr heute!

In der neuen Artikelserie "Urlaub Spezial" dreht sich zur Abwechslung mal alles um ein richtig schönes Thema: Urlaub, Urlaub und nochmal Urlaub! In diesem ersten Artikel checken wir zunächst einmal ab, ob ihr schon urlaubsreif seid oder ob ihr noch Energiereserven zum Powern habt. 

Wir alle kennen die unzähligen Studien über ineffiziente Meetings und wie viel Geld diese unproduktive Zeit kostet. Doch Hand aufs Herz: Wurde bei euch im Unternehmen deswegen etwas geändert? Wahrscheinlich nicht! Doch deswegen müsst ihr nicht gleich alle Besprechungen absagen. Schlagt folgende sechs Tipps vor, die eure Meetings wesentlich produktiver machen:

Das Telefon klingelt ohne Pause, eine Kunde nach dem anderen stürmt entzürnt das Büro und euer Chef knallt euch den Schreibtisch meterhoch mit vertrakten Projekten zu? Nicht gerade ein Grund zum Jubeln! Doch bevor ihr wütend das Handtuch werft, beruhigt euch erstmal. Wie das in diesem Moment gehen soll? Ich habe 5 Tipps für euch!

International aufgestellte Unternehmen haben Vertriebsteams, die man selten auf ihren Plätzen sieht. Warum? Weil sie auf Reisen sind! Gehört eure Vertriebsabteilung auch zu den Weltenbummlern? Dann solltet ihr nicht nur Profis in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sein, ihr solltet auch ein System haben, mit dem Reisen von A bis Z vereinfacht werden (nicht nur für die Organisatoren, sondern auch für den Reisenden selbst). Das klappt ganz wunderbar mit Reiserichtlinien! Was dazu gehört, wie ihr sie erfolgreich ins Unternehmen einführt und welche Vorteile sie bieten, schauen wir uns heute an.

Wir alle wollen weiterkommen und unserem Berufsalltag einen tieferen Sinn verleihen. Doch auf unserer Reise nach "oben" kommen wir an vielen Abzweigungen vorbei. Ob wir immer nur geradeaus laufen oder uns auch mal nach rechts und nach links wenden, liegt ganz bei uns. Doch welcher Umweg lohnt sich? Welchem Schleichweg zeigen wir lieber die kalte Schulter? 

Leider wissen viele Arbeitnehmer nicht, dass Sonderurlaub im Gegensatz zu der "Gefälligkeit" namens Weihnachts- oder Urlaubsgeld rechtlich geregelt ist - ob es eurem Chef gefällt oder nicht, wenn gewisse Kriterien erfüllt sind, bekommt ihr Sonderurlaub. Welche Rechte ihr habt, wann der Sonderurlaub bezahlt wird und wann nicht und wann keine Ansprüche auf Sonderurlaub bestehen, könnt ihr hier lesen. 

Auf der Arbeit wollt ihr natürlich keine Fehler machen und den ganzen Tag über volle Power bringen. Damit das funktionieren kann und ihr volle Konzentration für eure To Do's aufbringen könnt, habe ich 10 Tipps für eine bessere Konzentration zusammengeschrieben. Probiert es aus!

Beim Thema "Schlussformel im Brief" scheiden sich die Geister. Die einen schreiben "Mit freundliche Grüßen", die anderen das Kürzere "Freundliche Grüße", ein paar Einzelfälle erlauben sich sogar noch ein "Hochachtungsvoll" - doch was ist denn nun richtig?

Heute schreibe ich keinen Artikel für Sekretärinnen und Assistentinnen - sondern für unseren Gegenpart, nämlich für unsere Chefs und Chefinnen (natürlich dürfen aber alle lesen :)). Diesen kleinen Leitfaden möchte ich besonders den unerfahrenen und eingefahrenen Vorgesetzten ans Herz legen - denn mithilfe dieser praktischen 10 Tipps tut jeder Chef etwas dafür, dass in seinem Büro vor allem eins herrscht: Große Freude am Arbeiten!

Der erste Satz im Anschreiben ist sehr wichtig - immerhin wollt ihr ab dem ersten Wort die Personalabteilung von euch überzeugen! Doch mit ausgelutschten Standardsätzen klappt das bestimmt nicht. Dass Personaler täglich zig Bewerbungen lesen, trägt auch nicht gerade zur Vereinfachung dieser Aufgabe bei. Wie ihr euch nun von der Masse abhebt? Ich habe ein paar Ratschläge für euch: 

Im vierten und (vorerst) letzten Teil der Reihe "Büro mit Wohlfühlcharakter" beschäftigen wir uns mit der Notwendigkeit von ergonomischen Büromöbeln. Viele Arbeitgeber vergessen nämlich, dass sich die Ausstattung des Büros an den Mitarbeiter anpassen muss und nicht umgekehrt. Das kann verhindern, dass Mitarbeiter durch Fehlhaltungen gesundheitliche Schäden davontragen. Gleichzeitig wird mit einer ergonomischen Ausstattung, die an die Bedürfnisse des Einzelnen angepasst sind, Produktivität und Motivation erhöht. 

Als Assistentin/Sekretärin (und generell als Büromitarbeiter) starrt man den größten Teil seines Arbeitstages auf den Bildschirm. Damit dies nicht unangenehm wird, spielen auch optimale Lichtverhältnisse eine große Rolle. Sonst drohen im schlechtesten Fall brennende Augen, Kopfschmerzen und Konzentrationsstörungen. Darauf solltet ihr achten: 

2015 war leider nicht gerade ideal was Brückentage angeht. Die schlechte Nachricht: 2016 sieht nicht viel besser aus! Ich gebe euch einen Überblick über die bundesweiten Feiertage im kommenden Jahr (und am Ende des Artikels findet ihr noch alle bayerischen Feiertage!):

Pflanzen sind eine wahre Wohltat, ein Wunder der Natur! Ich bin ein großer Pflanzenfan und habe in meinem Wohnzimmer eine Ecke eingerichtet, wo nur Pflanzen stehen. Ich liebe diesen Anblick! Auch im Büro möchte ich Pflanzen nicht missen: Sie verbessern das Raumklima, erhöhen die Luftfeuchtigkeit, filtern Staub und sogar Schadstoffe und können den Lärmpegel etwas herunterfahren. Da bleibt nur noch eine Frage offen: Welche Pflanzen stellt ihr ab sofort in euer Büro? 

Die Wände in den Büros meines ehemaligen Arbeitgebers sind irgendwie trostlos und ohne Liebe gestaltet. Sie sind weiß, davor stehen schwere Schränke. Die Böden sind aus einem komisch-blauen Teppich, die Decken sind ebenfalls weiß. Alles in allem keine Orte, wo man sich direkt wohlfühlt. Leider ist das in sehr vielen Büroräumen so. Doch mit ein paar Farben wäre bestimmt eine deutliche Verbesserung möglich! Welche Farbe wie wirkt und welche für das Büro passend sind, zeige ich euch im ersten Artikel meiner neuen Serie "Büro mit Wohlfühlcharakter".

Der erste Tag in einem neuen Büro ist natürlich immer spannend. Ihr kennt die neuen Kollegen noch nicht, müsst euch in neue Strukturen einfügen und diverse Gepflogenheiten erst noch lernen. Das braucht alles Zeit. Doch es gibt ein paar Dinge, die ihr für euren ersten Tag beachten müsst:

Seid ihr auch typische Morgenmuffel, die vor dem ersten Kaffee nicht ansprechbar sind? Dann solltet ihr eure Gewohnheiten überdenken. Denn ein guter Tag beginnt mit einem guten Morgen. Ich habe vier Tipps für euch, wie ihr zukünftig gut in den Tag startet - ganz ohne Morgenmuffeln! :)

Klar, ein kleiner Schnupfen und ein bisschen Halsschmerzen halten uns nicht davon ab, auf die Arbeit zu gehen. Doch allzu oft gehen wir auch mit schmerzenden Gliedern und mit Fieber ins Büro. Gerade wenn wir die einzige Sekretärin oder Assistentin sind, fühlen wir uns dazu verpflichtet. Warum das aber keine gute Idee ist? Ich habe vier gute Gründe für euch:

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Damit ihr möglichst entspannt und mit freiem Kopf in die wohlverdiente Verschnaufpause starten könnt (und auch bei eurer Rückkehr nicht sofort wieder dem Alltagsstress verfallt), ist eine gute Urlaubsvorbereitung nötig. Ich habe euch eine Checkliste verfasst - hakt Punkt für Punkt ab, und der entspannte Urlaubsbeginn ist euch sicher!