Ordnung & Organisation

Erstaunlicherweise gibt es viele, die den Begriff "Bürohandbuch" noch nie gehört haben. Dabei ist ein Bürohandbuch - eine Sammlung von Anleitungen, Know-How, Checklisten und Formularen - für "alte Hasen" genauso wie für Neueinsteiger ein wahrer Segen. Ich zeige euch, warum ihr auch eines haben solltet und was dort hinein gehört.

Bei einem meiner früheren Arbeitgeber hatte ich mir zum Ziel gesetzt, das Archiv auf Vordermann zu bringen. Als ich die "Büchse der Pandora" öffnete, konnte ich erstmal meinen Augen nicht trauen: Hier stapelten sich regelrechte Berge von (verstaubtem) Papier! Eine Struktur war nicht zu erkennen, alles lag kreuz und quer. Ich fand aktuelle Dokumente neben Ordnern, die Unterlagen aus den 70ern enthielten. Sogar loses Papier fand ich in den Regalen! Was für ein Chaos ... Damit es bei euch gar nicht erst soweit kommt, widmen wir uns in diesem Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie der Ordnung im Archiv.

Langsam aber sicher steuern wir auf die Zielgerade der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie zu :). Ich hoffe, dass sich in eurem Büro schon sichtbare Veränderungen ergeben haben!

Unser heutiges Thema ist "Ordnung im Meeting", denn auch hier kann es schon mal drunter und drüber gehen. Doch mit ein paar einfachen Grundregeln bekommt ihr "Ordnung" in eure Besprechungen:

Ordnung soll natürlich nicht nur bei den "sicht- und greifbaren" Dingen wie unserem Schreibtisch oder der Ablage herrschen. Auch digital müssen wir eine gewisse Ordnung beibehalten, wenn wir nicht im Chaos versinken wollen! Wie das gelingen kann, zeige ich euch im heutigen Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie. 

Und weiter geht's mit der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie! Nachdem wir das letzte Mal Ordnung beim Telefonieren geschafft haben, nehmen wir uns heute unseren Kalender und den Kalender unserer Chefs vor. Denn auch hier kann Unordnung herrschen: Zu viele Termine (von denen die meisten nicht wirklich nötig sind), zu wenig Zeit für Pausen, ... Das wird nun aufgeräumt!

Inzwischen ist euer Büro wirklich auf Vordermann gebracht worden. Doch nicht nur Schreibtisch, Schränke & Co. wollen geordnet werden - auch in "unaufräumbare" Dinge wie das Telefonieren können wir Ordnung bringen! Wie das geht, schauen wir uns im heutigen Artikel der Serie "Ordnung im Büro 2017" an:

Langsam aber sicher nehmen unsere Sekretariate neuen Glanz an! :) Unsere Schreibtische wurden "runderneuert", wir sind frei von lästigen Notizzettelchen und auch unsere Ordner haben wir systematisch überarbeitet. Nehmen wir diesen positiven Schwung mit und widmen unsere Energie einer weiteren Baustelle: Dem Büromaterial. 

In manchen Büros wird jede E-Mail und jede eventuell wichtige Information aus dem Internet ausgedruckt. Dementsprechend viele Ordner gibt es. Doch was genau in den bunt zusammengewürfelten Ordnern überhaupt steckt, weiß keiner so genau. Da wundert es nicht, dass die Ordnerschränke nur so überquillen! Doch ist das wirklich nötig? Wie ihr Herr über dieses Chaos werdet, zeige ich euch im heutigen Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Artikelserie.

Unser Schreibtisch ist blank geputzt und perfekt aufgeräumt, und auch unsere Schreibtischschubladen haben wir letzten Monat gründlich unter die Lupe genommen. Nun widmen wir uns einem Thema, von dem die meisten ein (wenig geliebtes) Lied singen können: Die lieben Notizzettel (oder Post-its), auf denen zwar viele Infos stehen, aber die gerade gebrauchte Information findet ihr darauf natürlich nicht. Deshalb räumen wir heute damit auf!

Wenn ihr in der Industriebranche arbeitet, habt ihr bestimmt schon mal vom "5S-Prinzip" gehört. Dieses wurde für das Produktionssystem des Automobilherstellers Toyota von einem Japaner entwickelt, doch mittlerweile hat das Prinzip auch den Weg in unsere Büros gefunden. Was das Ziel dieser Methode ist und wie sie funktioniert, erfahrt ihr heute.

Im ersten Teil der "Ordnung im Büro 2017"-Serie haben wir uns unsere Schreibtische vorgenommen und alles sauber aufgeräumt. Doch unser Tisch besteht aus mehr als nur einer Platte! Damit auch der Rest des Schreibtisches in frischem Glanz erstrahlt, nehmen wir uns heute die Schreibtischschubladen vor. 

Ab heute wird's ernst! Im ersten "richtigen" Teil der Artikelserie "Ordnung im Büro 2017" kümmern wir uns um unser wichtigstes Gut im Büro: Unser Schreibtisch. Er fungiert als Schaltzentrale, weshalb es enorm wichtig ist, dass hier eine klare Struktur und Ordnung herrscht. Wie ihr das in fünf einfachen Schritten schafft, zeige ich euch heute. Und natürlich gibt's auch die erste Aufgabe für euch!

Das neue Jahr ist schon fast drei Wochen alt, doch das ist keinesfalls zu spät, noch einen guten Vorsatz zu fassen (im Gegenteil: Manch einer hat seine guten Vorsätze immerhin schon wieder über Bord geworfen!). Als kleines "Projekt" für 2017 starte ich heute mit einer neuen Artikelserie. Worum es darin geht und was dabei eure Aufgabe ist? Lest weiter!

Über Erfolg und Niederlage entscheiden manchmal winzige Dinge. Anders ist das auch nicht bei einem Fernstudium. Ohne eine verbindliches Zeitmanagement werdet ihr bald ins Straucheln geraten (wie ein gutes Zeitmanagement während einer Fern-Weiterbildung funktioniert, könnt ihr hier nachlesen).

Nicht weniger wichtig ist eine gewisse Ordnung und Organisation, die ihr euch noch vor Beginn der Weiterbildung schaffen solltet. Wie das konkret aussehen kann, zeige ich euch heute. 

In einem meiner letzten Artikel habe ich euch nützliche Online-Tools für Sekretärinnen und Assistentinnen gezeigt. Heute geht es ebenfalls um hilfreiche Tools, allerdings um "handfeste" Helfer wie Notizbuch, Post-its und Co. Wofür ihr was braucht und wozu ihr es noch benutzten könnt, erfahrt ihr im heutigen Artikel.

Am Morgen werden wir endlich wieder von Vogelgezwitscher geweckt, die ersten Blumen fangen das Blühen an und es wird wieder wärmer: Zeit für einen Frühjahrsputz! Die Wintersachen kommen in den Keller oder auf den Dachboden, die Fenster werden geputzt, die Gardinen gewaschen und es wird auch mal wieder entrümpelt, um sich von altem Ballast zu befreien. Zuhause ist dieser Frühjahrsputz fast schon eine Tradition - warum übertragen wir das nicht auch auf das Büro und unser Sekretariat? Lasst uns anfangen!

Wir Sekretärinnen kennen das: Ein Termin muss gefunden werden. An und für sich kein Problem, klar. Aber dann das: Fünf Leute von extern, drei von der Tochtergesellschaft und noch sieben von intern. Was für ein Chaos - bis wir die alle durchtelefoniert haben, vergeht ein halber Tag! Und im schlimmsten Fall müssen wir das ganze Spiel mehrmals durchkauen, weil jeder einen anderen Terminvorschlag hat. Dank dem Online-Tool Doodle gehört das jedoch der Vergangenheit an. Was Doodle ist, warum es so genial ist, wie es funktioniert und warum ich als Sekretärin nie wieder auf Doodle verzichten möchte, lest ihr heute.

Kennt ihr das auch? Ihr öffnet diesen einen Schrank, und schon fallen euch Briefumschläge, Tacker und Stifte entgegen? Solche Schränke gibt es leider viel zu oft im Sekretariat. Wenn ihr Glück habt und nicht für die Bevorratung des Büromaterials zuständig seid, gibt es aber bestimmt eine Schublade, in der Locher, Textmarker und Co. kreuz und quer umher fliegen. Wie ihr Ordnung in das Büromaterial-Chaos bringt, zeige ich euch in diesem Artikel:

Auf meinem Schreibtisch? Nur das, was ich täglich in die Hand nehme.

In meinen Ordnerschränken? Halbleere Ordner und viel freie Fläche.

In den sonstigen Schränken? Kleine Vorräte an Büromaterial (Klammern, Briefumschläge, etc.).

In meinem Rollcontainer? Ein paar Stifte, ein Lineal, ein Vorrat an Hauspostumschlägen, Stempel und verschiedenfarbige Post-its. Natürlich fein säuberlich eingeordnet. Und sonst? Nichts!

Wie ihr das auch schaffen könnt? Hier habe ich fünf praktische Tipps für euch: 

Wie arbeitet ihr eure Aufgaben ab? Step-by-step, sprich, wer zuerst kommt, mahlt zuerst? Nach Prioritäten? Nach "Wer schreit am lautesten"? Oder nach Lust und Laune? Ich empfehle euch: Sammelt eure To Do's und arbeitet sie nach Aufgabenfeldern systematisch ab - das hat nur Vorteile! Wie das geht? Lest weiter!

Für mich als "Jungspund" ist es selbstverständlich, Termine - zumindest in meiner beruflichen Funktion als Assistentin - in den Outlook-Kalender einzutragen. Viele meiner Kolleginnen arbeiten jedoch lieber mit einem Tischkalender. Dabei ist die elektronische Erfassung der Termine viel einfacher, schneller und unkomplizierter. Glaubt ihr nicht? Ich überzeuge euch mit diesem Artikel!

Ohne ein ordentliches (Ablage-)System sind wir in der digitalen Welt schnell aufgeschmissen - zu vielfältig sind die Speichermethoden. Damit das Chaos nicht überhandnimmt, habe ich für euch einige nützliche Ratschläge zusammengetragen:

Inzwischen gibt es zwar schon papierlose Büros, aber ich selbst merke das an meinem Arbeitsplatz noch nicht; im Gegenteil: Wir haben wahnsinnig viele Ordner, und selbst das Archiv platzt bald aus allen Nähten. Damit ihr den Überblick nicht verliert, habe ich hier ein paar meiner hilfreichsten Tipps gegen das Ordner-Chaos für euch zusammengetragen: 

Oft habe ich schon von KollegInnen gehört: "Checklisten? Das ist mir viel zu aufwändig!" Meiner Meinung nach ein fataler Fehler. Denn mit Checklisten vergesst ihr keinen Schritt, dokumentiert durch Abhaken eure Arbeit und kommt schneller voran, da euch Denkarbeit abgenommen wird. Ein weiterer Pluspunkt: Durch Checklisten lassen sich Aufgaben delegieren, ohne dass ihr lange Erklärungen abgeben müsst. 

In meinem Büro liegt nur ein einziges Blatt Papier offen herum: Meine To-Do-Liste. Es gibt keine Papierstapel mit unerledigten Aufgaben, nirgends türmen sich ungelesene Zeitschriften, das ganze Büro ist "stapelfrei". 

Wie ich das hinbekommen habe? Eigentlich ganz einfach!

Der Schreibtisch sollte eine Fläche sein, auf der ihr euch ausbreiten könnt um gut zu arbeiten. Er wird nach getaner Arbeit freigeräumt, damit ihr euch später oder am nächsten Tag wieder frei bewegen könnt. Denn wer am Morgen von einem zugemüllten Schreibtisch begrüßt wird, kann nicht produktiv arbeiten: Ständig wird gesucht und von einer Ecke in die andere geräumt. Doch das hört jetzt auf!

Sommerzeit ist Urlaubszeit. Damit ihr möglichst entspannt und mit freiem Kopf in die wohlverdiente Verschnaufpause starten könnt (und auch bei eurer Rückkehr nicht sofort wieder dem Alltagsstress verfallt), ist eine gute Urlaubsvorbereitung nötig. Ich habe euch eine Checkliste verfasst - hakt Punkt für Punkt ab, und der entspannte Urlaubsbeginn ist euch sicher!