Sekretariat

Wir Sekretärinnen kennen das nur zu gut: Wir schreiben an einen Herrn Prof. Dr, einem Mitglied des Bundestags oder einem Präsidenten - doch wie ist hier die korrekte Anschrift und die korrekte Anrede? Ist beides identisch oder gibt es hier Stolperfallen? Welche Titel dürfen weggelassen werden, welche müssen zwingend genannt werden? Das schauen wir uns heute genauer an!

In einem meiner letzten Artikel habe ich euch einige Argumente geliefert, warum ihr so früh wie möglich auf die Arbeit kommen solltet. Daraufhin wurde ich gefragt: "Wenn du so früh schon auf der Arbeit bist - was genau machst du denn dann?"

Und genau das will ich euch heute erzählen! Öffnen wir also mal das Nähkästchen :)

Meinen Arbeitstag beginne ich gerne so früh wie möglich, was auf meiner jetzigen Arbeitsstelle 06:30 Uhr bedeutet. Bestimmt stöhnen einige von euch nun auf - so früh mit der Arbeit beginnen? Aber ja doch! Ich habe drei Argumente, die euch vielleicht auch bald früher an euren Schreibtisch sitzen lassen :).

Wer von euch Reisekostenabrechnungen erstellt, wird zwangsläufig auf die verschiedenen Währungscodes stoßen. Für unseren Euro ist das übrigens nicht "€", sondern - sofern wir uns im internationalen Zahlungsverkehr bewegen - "EUR". Ich habe für euch einige Währungscodes nach der aktuellen Version ISO 4217:2015 zusammengetragen:

Bestimmt seid ihr schon öfters in eurem Berufsalltag als Sekretärin auf die Abkürzungen "i. V.", "i. A." und "ppa." gestoßen. Doch was bedeuten diese Kürzel überhaupt? Ich erkläre es euch kurz:

Täglich schreiben und lesen wir Sekretärinnen Briefe, E-Mails oder andere wichtige Dokumente, in denen es von Abkürzungen nur so wimmelt. Das fängt in der Anschrift mit "Str." an und hört bei der (saloppen) Verabschiedung mit "MfG" auf. Welche Abkürzungen ihr kennen solltet, habe ich euch hier zusammengefasst:

Jeder Brief beginnt mit dem Anschriftenfeld. Und hier tauchen auch die ersten Fragen auf: "Herr" oder "Herrn"? Zuerst den Firmennamen oder zuerst die Person? Wie sieht's mit Titeln und Berufsbezeichnungen aus? Mit Leerzeile zwischen der Straße und dem Ort oder ohne? All das beantworte ich euch in diesem Artikel!

Im Sekretariat gehört das Telefonieren eindeutig zu den Top 10-Aufgaben. 30 Minuten, in denen das Telefon mal nicht klingelt, gibt es zumindest bei mir nur ganz selten. Auch ich muss oft Sachen telefonisch abklären, da dies per Telefon einfach schneller und unkomplizierter funktioniert als per E-Mail. Damit das Ganze nicht zum Zeitfresser wird, habe ich einige Tipps für euch, wie ihr effizient telefoniert. 

Ja, es gibt sie noch: Die gute alte Briefpost. Ich spreche in diesem Artikel also nicht von der alltäglichen E-Mail-Flut, sondern von Papier zum Anfassen. Gerade in der Weihnachtszeit türmen sich Grüße und Einladungen meterhoch, was nicht nur Zeit raubt, sondern auch ziemlich anstrengend sein kann. Damit die Postbearbeitung nicht ausartet, habe ich folgende Tipps zur schnellen und effizienten Abwicklung für euch: 

International aufgestellte Unternehmen haben Vertriebsteams, die man selten auf ihren Plätzen sieht. Warum? Weil sie auf Reisen sind! Gehört eure Vertriebsabteilung auch zu den Weltenbummlern? Dann solltet ihr nicht nur Profis in Sachen Reiseplanung und Reisekostenabrechnung sein, ihr solltet auch ein System haben, mit dem Reisen von A bis Z vereinfacht werden (nicht nur für die Organisatoren, sondern auch für den Reisenden selbst). Das klappt ganz wunderbar mit Reiserichtlinien! Was dazu gehört, wie ihr sie erfolgreich ins Unternehmen einführt und welche Vorteile sie bieten, schauen wir uns heute an.

Wir Sekretärinnen haben oft sehr viel zu tun und müssen viele Dinge gleichzeitig im Auge behalten. Da sind wir natürlich über jede Kleinigkeit dankbar, die uns in unseren Aufgaben unterstützt und entlastet. Ob das ein Kollege ist, der uns beim Protokoll hilft oder der Chef, der auch mal sagt "Das ist nicht so wahnsinnig wichtig, stecken Sie nicht allzu viel Mühe hinein!". Aber es gibt noch mehr kleine Helferlein, die uns den Alltag erleichtern: Online-Tools! Welche das sind und wozu wir sie im Sekretariat einsetzen können, erfahrt ihr im heutigen Artikel. Übrigens: Alle vorgestellten Tools sind kostenlos!

Heute schreibe ich keinen Artikel für Sekretärinnen und Assistentinnen - sondern für unseren Gegenpart, nämlich für unsere Chefs und Chefinnen (natürlich dürfen aber alle lesen :)). Diesen kleinen Leitfaden möchte ich besonders den unerfahrenen und eingefahrenen Vorgesetzten ans Herz legen - denn mithilfe dieser praktischen 10 Tipps tut jeder Chef etwas dafür, dass in seinem Büro vor allem eins herrscht: Große Freude am Arbeiten!

Für mich als "Jungspund" ist es selbstverständlich, Termine - zumindest in meiner beruflichen Funktion als Assistentin - in den Outlook-Kalender einzutragen. Viele meiner Kolleginnen arbeiten jedoch lieber mit einem Tischkalender. Dabei ist die elektronische Erfassung der Termine viel einfacher, schneller und unkomplizierter. Glaubt ihr nicht? Ich überzeuge euch mit diesem Artikel!

Interessiert ihr euch für den Beruf der Sekretärin oder Assistentin und fragt euch, welche Aufgaben euch erwarten?

Nun, die Liste ist lang, aber auch sehr vielseitig. Damit ihr eine ungefähre Orientierung über die Aufgaben bekommt, habe ich eine kleine Liste zusammengestellt. Daraus ergeben sich auch wichtige Kompetenzen, die ich ebenfalls für euch zusammengefasst habe.

Gerade Berufseinsteiger fragen sich oft: "Was ist der Unterschied zwischen einer Assistentin und einer Sekretärin?" Ganz klar ist das nicht zu beantworten, da beide Begriffe nicht geschützt und somit "Auslegungssache" sind. Oftmals ist die Bezeichnung "Assistentin" lediglich die moderne Version von "Sekretärin". Auch die Aufgabenbereiche der beiden Berufe lassen sich nicht strikt voneinander trennen; die Grenzen sind fließend.