MS Office

Ihr habt Fragen zu den Microsoft Office Programmen? Ich helfe euch!

Hier eine Frage von meinem Arbeitskollegen Frank:

Die Tastenkombinationen Strg + C und Strg + V kennt jeder. Doch kennt ihr auch den Befehl Strg + K? Damit setzt ihr einen Link. Und es gibt noch eine Menge weiterer Tastenkürzel, die euch bei der Arbeit mit den Microsoft Office Programmen viel Zeit sparen können. Neugierig geworden? Dann schaut euch diese Liste an (inklusive kostenlosem Download der Shortcut-Liste):

Ein Kollege bat mich um Hilfe: Er sollte eine Präsentation aus dem Vorjahr mit aktuellen Zahlen füttern. Einerseits eine super Sache - ihr erstellt einmal eine Präsentation, sozusagen als Vorlage, und könnt jedes Jahr wieder darauf zurückgreifen. Doch mein Kollege hatte ein Problem: Die Diagramme, die in der Präsentation praktisch auf jeder zweiten Seite waren, waren aus Excel einfügt (und leider wusste niemand, wo bzw. ob diese Diagramme gespeichert waren) und teilweise sogar manuell angepasst worden. Seine beinahe ängstliche Frage, ob er denn nun alle Diagramme neu erstellen müsse, musste ich leider mit Ja beantworten. Doch dank der sich selbst aktualisierenden Excel-Diagramme muss er das nächstes Jahr nicht mehr tun! Wie das funktioniert, möchte ich natürlich auch euch zeigen:

Die meisten Anwender arbeiten mit Excel, ohne etwas an den Einstellungen zu ändern. Das ist auch vollkommen in Ordnung - aber warum solltet ihr Excel nicht an eure Vorlieben und Bedürfnissen anpassen, wenn es doch die Möglichkeit dazu gibt? Wie das ganz einfach funktioniert, zeige ich euch heute: 

Ihr habt Fragen zu den Microsoft Office Programmen? Ich helfe euch!

Eine frühere Schulfreundin hat folgende Frage an mich:

Ihr habt eine Frage zu den MS-Office-Programmen? Ich helfe euch!

Hier eine Frage einer Sekretärs-Kollegin:

In einer der letzten Artikel beschäftigten wir uns mit Tabellen in Word und welche Arten von Tabellen Word zur Verfügung stellt (hier könnt ihr das nachlesen). In diesem Sinne will ich euch natürlich auch die sogenannten Tabellentools näherbringen! Sicher habt ihr schon gemerkt, dass sich, wenn ihr eine Tabelle neu erstellt oder in eine rein klickt, zwei neue Registerkarten (Entwurf und Layout) mit dem Oberbegriff "Tabellentools" öffnen (und sich automatisch schließen, sobald ihr nicht mehr mit der Tabelle arbeitet). Schauen wir uns das genauer an: 

Heute schauen wir über unseren Tellerrand hinaus und sehen uns ein paar Excel-Formeln an, die zwar eher selten gebraucht, aber trotzdem interessant sind und durchaus nützlich sein können!

Wenn man eine Tabelle braucht, arbeitet man in Excel. Oder?

Nicht unbedingt! Denn auch Word kann einfache Berechnungen wie SUMME oder MITTELWERT durchführen. Zudem sind Tabellen eine hervorragende Alternative zu Tabstopps (wenn nicht sogar besser), um Texte und Bilder genauer zu positionieren. 

Im heutigen Artikel schauen wir uns an, zwischen welchen Tabellen wir in Word wählen können, bevor wir uns im nächsten Teil mit den Tabellentools beschäftigen. 

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Hier eine Frage von meinem Vater:

Seit der Excel-Version von 2013 gibt es ein herrliches Tool namens "Schnellanalyse". Damit kann jeder - egal ob ihr nur "Anfängerwissen" habt oder schon fortgeschrittener Profi seid - ganz schnell und unkompliziert Diagramme erzeugen, Berechnungen durchführen oder bestimmte Formatierungen vornehmen. Hier gibt's Beispiele dazu: 

Heute erkläre ich euch kurz und knapp, welche Excel-Formeln ihr selbst als blutigster Anfänger kennen müsst. Aber keine Sorge - diese Formeln sind kein Hexenwerk und wirklich schnell zu erlernen!

In der Registerkarte "Überprüfen" befindet sich nicht nur die Rechtschreibprüfung, sondern auch die Punkte "Blatt und Arbeitsmappe schützen". Diese Funktion ist sehr nützlich, wenn mehrere Leute an einer Tabelle arbeiten, gewisse Dinge wie Überschriften aber nicht verändert werden sollen. Wie das funktioniert, erfahrt ihr heute. 

Microsoft Office hat seit der Version 2010 ein schönes Feature im Gepäck: Das Screenshot-Tool, mit dem ihr eine Kopie von eurem Bildschirm erzeugen könnt. Super für alle, die sich ein extra Screenshot-Programm sparen wollen! Das Office-Tool funktioniert so:

Ihr kennt das bestimmt: Euer Chef möchte eine E-Mail erst nach einer wichtigen Besprechung versenden, der Text ist aber bereits fertig. Das Dilemma: Die Besprechung wird sicher Ewigkeiten dauern, und ihr wollt Feierabend machen. Aussichtslos? Keineswegs! Wie ihr mit Microsoft Outlook eine E-Mail zeitverzögert sendet, zeige ich euch heute:

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Eine Frage von einer ehemaligen Kollegin:

Microsoft Excel 2013 hat ein sehr nützliches Tool im Gepäck: Die Blitzvorschau. Diese erkennt Werte und füllt Zellen intelligent aus - ganz automatisch. Wie genau das funktioniert, zeige ich euch heute!

Als Sekretärin oder Assistentin kommt es häufig vor, dass wir mit Dokumenten arbeiten, die persönlich, vertraulich und/oder sensible Daten enthalten - also nicht für fremde (und neugierige) Augen bestimmt sind! Wie es funktioniert, dass wir bereits das Öffnen eines solchen kritischen Dokuments unterbinden, zeige ich euch heute:

Der SVERWEIS ist vielen ein Begriff, wenn auch ein gefürchteter. Dabei ist diese Funktion, hat man sie einmal "richtig" erlernt, genauso einfach wie nützlich und wahrhaftig vielseitig. Ihr könnt sogar ganze Sätze damit formen! Was der SVERWEIS genau ist, wozu er da ist und wie er funktioniert, erfahrt ihr im heutigen Artikel. 

Oft höre ich, dass einem das Microsoft Office Paket viel zu teuer ist. Gerade, wenn man Outlook an Bord haben möchte, schraubt Microsoft den Preis ziemlich nach oben. Doch deswegen müsst ihr nicht auf gute Programme verzichten, die Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentation in einem Paket anbieten. Ich habe mir vier von ihnen angeschaut und zeige euch im Kurzüberblick, welche Alternativ-Programme empfehlenswert sind. 

Der Seriendruck bedeutet für die meisten Anwender "Ich schreibe einen identischen Brief an mehrere Leute". Doch der Seriendruck umfasst mehr als nur Briefe: Er kann auch auf E-Mails, Umschläge, Etiketten und Verzeichnisse angewendet werden. Ob ihr euch selbst durch den Seriendruck klickt oder lieber die sechs Schritt-für-Schritt-Anweisungen von Office befolgt (= Seriendruck-Assistent), könnt ihr selbst entscheiden! Wer sich für die "Do it yourself"-Version entscheidet, wird sehen: So schwer ist das nicht! Eine kleine Anleitung für euch: 

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Hier eine weitere Excel-Frage von einer Kollegin:

Für mich als "Jungspund" ist es selbstverständlich, Termine - zumindest in meiner beruflichen Funktion als Assistentin - in den Outlook-Kalender einzutragen. Viele meiner Kolleginnen arbeiten jedoch lieber mit einem Tischkalender. Dabei ist die elektronische Erfassung der Termine viel einfacher, schneller und unkomplizierter. Glaubt ihr nicht? Ich überzeuge euch mit diesem Artikel!

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Hier eine Excel-Frage aus meinem Kollegenkreis:

Die vorgefertigten Registerkarten in den MS Office 2013-Programmen sind teilweise recht unübersichtlich, zu vollgepackt oder enthalten nicht das, was wir in unserem Assistentinnenalltag oft brauchen. Selbst zusammengestellte Registerkarten schaffen hier Abhilfe. Wie das geht, zeige ich euch in diesem Artikel. 

Wenn ihr in PowerPoint 2013 Hyperlinks setzt, verfärbt sich die betreffende Textstelle lila und wird unterstrichen - was aber leider nur in den wenigsten Präsentationen gewollt ist. Wie bekommen wir das also weg?

Seit der Version 2013 stellt Word ein praktisches Tool zur Verfügung: Das aktuelle Dokument mit nur wenigen Klicks als pdf-Datei speichern und dieses als E-Mail-Anhang verschicken. Wie das geht, zeige ich euch in diesem Artikel: