In meinem Büro liegt nur ein einziges Blatt Papier offen herum: Meine To-Do-Liste. Es gibt keine Papierstapel mit unerledigten Aufgaben, nirgends türmen sich ungelesene Zeitschriften, das ganze Büro ist "stapelfrei".
Wie ich das hinbekommen habe? Eigentlich ganz einfach!
Erstens: Ich habe die doppelte Ablage abgeschafft.
Rechnungen kommen in die Buchhaltung und werden dort eingescannt - kann also weg. Reservierungen für Hotels können weg, sobald die Reisekostenabrechnung abgeschlossen ist. Und bei euch gibt es bestimmt auch noch einiges, was doppelt abgelegt wird! Wenn ihr etwas unbedingt aufheben wollt, z. B. eine Rechnung von der Firmenweihnachtsfeier (könnte man ja nächstes Jahr als Vergleich nochmal gebrauchen!), scannt es ein! Das spart viel Papier. Achtet aber auf eine sinnvolle digitale Ablage, ansonsten löst ihr das Papier-Problem nicht.
Zweitens: Ich hebe kein Papier auf, das veraltet ist.
Am besten ist es, wenn ihr alle Dokumente in der Fußzeile mit einem "Ablaufdatum" verseht. Ist dieses erreicht, wandert das Papier in den Müll. Ist es noch relevant, kommt ein neues Ablaufdatum drauf. Denkt dabei an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen!
Drittens: Ich fülle meine Ordner nur zu maximal 75 %.
In vollgestopften Ordnern könnt ihr keine Seiten umblättern - Frust macht sich breit. Mit Ordner, die nur zu 75 % gefüllt sind, findet sich die gesuchte Information schnell und unkompliziert. Komme ich über die 75 %, schaue in den Ordner nach veralteten Informationen durch und entsorge diese. Ist nichts dabei, was weg kann, kommt der Ordner ins Archiv und ich lege einen neuen Ordner an. Wenn nötig, mit einer kurzen Übersicht, welche wichtigen Informationen im alten Ordner stecken.
Viertens: Ich hebe weder Zeitschriften noch Zeitungen auf.
Wenn Zeitschriften in der Post liegen, schaue ich im Inhaltsverzeichnis nach interessanten Artikeln und lese sie sofort. Wenn dafür keine Zeit ist, trenne ich die Artikel aus der Zeitschrift heraus und lege sie in einer Mappe ab. Damit die Mappe nicht überquillt, fliegt alles raus, was entweder schon überholt (weil es einen neuen Artikel dazu gibt o. ä.) oder älter als einen Monat ist.
Mit Zeitungen verhält es sich ähnlich: Interessante Artikel werden herausgetrennt und sofort gelesen oder notfalls in einer Mappe aufbewahrt. Und nicht die Ein-Monats-Regel vergessen!
Fünftens: Ich habe EINEN Notizzettel, der am Ende des Tages in den Müll wandert.
Bei Telefongesprächen mal kurz etwas aufschreiben, ein paar Notizen beim Gespräch zwischen Tür und Angel machen - das ist praktisch unvermeidlich, wenn man nichts vergessen will. Doch ich kenne Menschen, die schreiben alles auf Post-ist, kleben damit ihren Bildschirm voll und verlieren trotzdem (oder besser gesagt, gerade deswegen!) den Überblick. Besser: EIN Zettel für alle Notizen. Und zwar für wirkliche Notizen - To Do's gehören auf die To-Do-Liste! Da Notizen für die aktuelle Arbeit gedacht sind, sind sie auch innerhalb eines Arbeitstages abgeschlossen - und der Zettel kann am Abend in den Müll.
Sechstens: Ich drucke nur das Allernötigste aus.
Wieso sollte ich etwas ausdrucken, wenn ich es doch digital vor mir habe? Dort ist zudem fein säuberlich abgelegt und ich habe innerhalb weniger Klicks die gewünschte Information zur Hand. Wenn ich es ausgedruckt habe, muss ich erst zum Ordner laufen und mich durch Papier wühlen. Deshalb wird nur das ausgedruckt, was zum weiteren Arbeiten zwingend benötigt wird.
Wie kriegt ihr das Papierchaos in den Griff?
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